Communicatie: hoe werkt het eigenlijk?

Het was leuk op de Secretary Business Days. En het was goed om mijn vakgenoten weer te spreken. Zo blijf ik op de hoogte van datgene wat speelt. Op woensdag mocht ik een workshop geven over de impact van je communicatie. Het was niet zo druk op woensdag en veel dames hadden zich ingeschreven voor een extra workshop die met paarden te maken had. Ook een leuk onderwerp. Dat betekende wel dat het aantal toehoorders laag was.

Voor diegenen die het interessant vinden, hieronder een samenvatting.

Hoe komt het toch dat wat je zegt soms zo anders wordt begrepen dan je bedoelt? Communicatie lijkt namelijk zo simpel. Iemand zegt iets en de ander reageert. Maar in werkelijkheid gaat het maar al te vaak mis. En meestal leggen we daarvoor de 'schuld' bij de ander. Die begrijpt ons niet. Maar als we begrijpen wat er in de communicatie allemaal meespeelt, kan dat wel eens anders uitpakken dan we denken. Er is al veel over communicatie geschreven. Er zijn verschillende modellen om communicatie uit te leggen. Woorden als zender, boodschap, ruis en ontvanger zijn bij de meesten van ons bekend en dat is niet voor niets. Onze wereld bestaat uit communicatie. Niet communiceren is niet mogelijk. Elke dag communiceren we, zelfs als we geen woord gesproken hebben.

Waar gaat het dus mis? Dat heeft meerdere oorzaken, zoals:
1. de woorden die we gebruiken, de toon waarop we iets zeggen en onze houding en uitstraling
2. de belevenis bij datgene wat gezegd wordt (en hoe het gezegd wordt)

1: Hoe zeg je datgene wat je wilt overbrengen? Welke woorden gebruik je. Er zijn woorden die gericht zijn op 'zien', 'horen', 'voelen' en 'denken'. Dit heeft te maken met de manier waarop we informatie kunnen waarnemen, verwerken en opslaan.

Ik zie wat je bedoelt - het ziet er prachtig uit. Kun je je voorstellen dat je met iemand aan de telefoon zit en die zegt tegen je 'ik zie wat je bedoelt'? Diegene ziet je helemaal niet. Dus hoe is dat mogelijk? Of 'ik heb hier een goed gevoel bij' en 'dat klinkt overtuigend'. Welke zin spreekt jou het meeste aan? Het kan dus voorkomen dat je met iemand praat die in een ander systeem praat dan jij, waardoor je als het ware langs elkaar heen praat.

Daarbij komt de manier waarop je iets zegt. Veel van jullie zullen gehoord hebben van de uitdrukking "c'est le ton qui fait la musique". De toon waarop je iets zegt heeft namelijk veel invloed.

Tot slot je houding. Wat straal je uit en komt dat overeen met datgene wat je zegt? Stel je zegt dat je enthousiast bent, maar je staat een beetje in elkaar gekrompen naar beneden te kijken. Klopt dat dan? En wat krijg je daarmee terug? Soms zijn we ons bewust van onze woorden en de toon waarop we iets zeggen en vaak ook niet. Dan komen we erachter door de reactie van onze gesprekspartner.

2: De belevenis. Hoe ervaar je datgene wat gezegd wordt? Dat begint bij onszelf. Hoe zitten we in elkaar. Hoe interpreteren we de ander? Dat gebeurt namelijk op basis van onze herinneringen, overtuigingen, karakter en nog meer. Stel iemand zegt iets tegen je op een toon waarbij je herinnerd wordt aan een nare gebeurtenis uit je verleden, dan kan het zijn dat je hierdoor op een manier reageert die eigenlijk niet hoort bij datgene wat gezegd wordt. Jouw reactie zal dan anders zijn dan verwacht door je gesprekspartner. En ben jij je bewust van wat er gebeurt? Nee, anders zou je wel anders reageren. Het is onbewust en gaat bovendien nog eens supersnel.

Als je dan dit stukje leest heb ik heel kort een paar dingen aangegeven die bij communicatie komen kijken. Lijkt communicatie dan nog simpel? Nee. En dat terwijl communicatie zo’n belangrijk aspect van ons leven is. Je kunt je dan misschien voorstellen dat veel bedrijven hierin investeren.  Als je op de beste manier met een ander om kunt gaan en daarbij je wensen en grenzen duidelijk kunt maken, heb je een sleutel in handen die de deur naar een succesvoller leven kan openen. Maar ook voor jezelf is het belangrijk. Je leert ook jezelf beter kennen als jij je bewust bent van jouw manier van communiceren.

Zowel privé als op het werk is communicatie belangrijk. Goede communicatie helpt bij efficiënt samenwerken, begrip en een goed contact. Daarom wordt in de verschillende secretaressetrainingen uitgebreid aandacht aan dit onderwerp besteed. Meer weten? Kijk op www.espracom.nl